Hinweis- und Beschwerdeverfahren von CUP VERDE
1. Zweck des Verfahrens
CUP VERDE stellt allen relevanten Stakeholdern eine zugängliche Möglichkeit zur Verfügung, Hinweise und Beschwerden zu sozialen, ökologischen, menschenrechtlichen, geschäftsethischen oder sonstigen verantwortungsbezogenen Themen im Zusammenhang mit CUP VERDE vorzubringen. Ziel des Verfahrens ist es, Bedenken frühzeitig zu erkennen, fair zu prüfen und angemessen zu bearbeiten.
2. Wer einen Hinweis oder eine Beschwerde einreichen kann
Das Verfahren steht internen und externen Stakeholdern offen, insbesondere:
- Mitarbeitenden
- Lieferanten und deren Mitarbeitenden
- Kund:innen
- Geschäftspartnern
- betroffenen Personen oder Gruppen im Umfeld unserer Geschäftstätigkeit
- sonstigen Personen mit einem berechtigten Bezug zu CUP VERDE
3. Welche Themen über dieses Verfahren eingereicht werden können
Über dieses Verfahren können insbesondere Hinweise oder Beschwerden zu folgenden Themen eingereicht werden:
- soziale oder ökologische Auswirkungen unserer Geschäftstätigkeit
- Menschenrechts- oder arbeitsbezogene Anliegen
- Verstöße gegen interne Richtlinien, Standards oder Verpflichtungen
- geschäftsethisches Fehlverhalten
- verantwortungsbezogene Anliegen in der Lieferkette
- schwerwiegende Bedenken zu Transparenz, Sicherheit oder verantwortungsvollem Unternehmenshandeln
4. Welche Anliegen nicht über dieses Verfahren bearbeitet werden
Nicht über dieses Verfahren bearbeitet werden:
- allgemeine Produkt- oder Bestellanfragen
- normale Reklamationen des Kundenservice ohne weitergehenden verantwortungsbezogenen Bezug
- offensichtlich missbräuchliche oder bewusst falsche Meldungen
- Meldungen ohne hinreichenden Bezug zu CUP VERDE
Für allgemeine Serviceanfragen verweisen wir auf unseren regulären Kundenservice.
5. Wie Hinweise oder Beschwerden eingereicht werden können
Hinweise oder Beschwerden können eingereicht werden:
- über das Formular auf dieser Website
- per E-Mail an: compliance@cupverde.coffee
Hinweise können auf Wunsch vertraulich behandelt werden. Anonyme Hinweise können ebenfalls eingereicht werden; in diesem Fall kann die Rückmeldung eingeschränkt sein.
6. Ablauf des Verfahrens
- Eingang und Dokumentation
Jede Meldung wird nach Eingang dokumentiert. - Eingangsbestätigung
Sofern Kontaktdaten vorliegen, bestätigen wir den Eingang innerhalb von 7 Kalendertagen. - Erstprüfung / Annahmeentscheidung
Wir prüfen, ob das Anliegen unter dieses Verfahren fällt. Wird das Anliegen nicht als Hinweis oder Beschwerde im Rahmen dieses Verfahrens angenommen, teilen wir dies – soweit eine Rückmeldung möglich ist – innerhalb von 30 Kalendertagen mit und erläutern kurz den Grund. - Sachverhaltsprüfung
Angenommene Hinweise oder Beschwerden werden sorgfältig geprüft. Sofern erforderlich, holen wir zusätzliche Informationen ein und beziehen betroffene Stellen ein. - Erarbeitung einer Lösung
Wenn sich der Hinweis oder die Beschwerde bestätigt oder weiterer Handlungsbedarf besteht, prüfen wir geeignete Abhilfe- oder Verbesserungsmaßnahmen. - Rückmeldung und Abschluss
Sofern Kontaktdaten vorliegen, informieren wir die hinweisgebende bzw. beschwerdeführende Person regelmäßig über wesentliche Verfahrensschritte, den Stand der Bearbeitung und den Abschluss des Verfahrens.
7. Ziel-Fristen
- Eingangsbestätigung: innerhalb von 7 Kalendertagen
- Entscheidung über Annahme / Nichtannahme: innerhalb von 30 Kalendertagen
- Abschluss der Prüfung grundsätzlich: innerhalb von 90 Kalendertagen, soweit Art und Umfang des Falls dies zulassen
Wenn mehr Zeit erforderlich ist, informieren wir über den Grund und den voraussichtlichen weiteren Ablauf.
8. Mögliche Ergebnisse / Abhilfe
Je nach Sachverhalt können insbesondere folgende Maßnahmen in Betracht kommen:
- Klärung des Sachverhalts
- korrigierende oder präventive Maßnahmen
- Anpassung interner Prozesse oder Zuständigkeiten
- zusätzliche Kommunikation oder Information an Betroffene
- Gespräche mit beteiligten Geschäftspartnern
- sonstige angemessene Abhilfemaßnahmen
9. Schutz vor Benachteiligung und Vertraulichkeit
CUP VERDE duldet keine Benachteiligung, Einschüchterung oder sonstige Vergeltungsmaßnahmen gegenüber Personen, die in gutem Glauben einen Hinweis oder eine Beschwerde einreichen. Zum Schutz hinweisgebender oder beschwerdeführender Personen gilt:
- Identitäten werden nur den Personen bekannt, die für die Bearbeitung erforderlich sind
- Informationen werden vertraulich behandelt
- eine Weitergabe an weitere Personen erfolgt nur, wenn sie für die Bearbeitung notwendig ist oder eine rechtliche Verpflichtung besteht
- soweit möglich, holen wir vor zusätzlicher Weitergabe eine Zustimmung ein
- bei Beschwerden mit erhöhtem Risiko prüfen wir besondere Schutzmaßnahmen im Einzelfall
10. Zuständigkeit
Für das Hinweis- und Beschwerdeverfahren ist verantwortlich: Hartmut Herrmann, Geschäftsführer
11. Umgang mit Interessenkonflikten
Betrifft ein Hinweis oder eine Beschwerde die zuständige Person selbst oder besteht ein Interessenkonflikt, wird die Bearbeitung an eine von CUP VERDE benannte unabhängige Ersatzperson bzw. externe Vertrauensperson übergeben.
